Notre nouveau matériel (DS-9500 Appareil d'enregistrement et AS-9000) et une plateforme Web améliorée réunissent le tout. Veuillez noter : les noms et le système d'État ne peuvent pas être spécifiés en raison de règles interdisant l'approbation. Cette étude vise à fournir un contexte et une compréhension des fonctionnalités et des capacités d'un système d'entreprise.
Après avoir utilisé les enregistreurs de dictée professionnels Olympus pendant 15 ans, un pouvoir judiciaire a pu réaliser les avantages apportés par la standardisation du processus d'enregistrement à l'échelle de l'État et la centralisation de sa gestion. Désormais, ils coordonnent l’achat, la distribution et les mises à niveau du matériel et des logiciels d’enregistrement pour l’ensemble de l’État à partir d’un seul emplacement principal. Ces changements apportent une uniformité au processus et une commodité pour les quelque 800 utilisateurs du système.
« Dans un premier temps, les différentes circonscriptions judiciaires ont décidé de passer au numérique et ont acheté des DS-4000, qui devaient être configurés individuellement pour les utilisateurs », explique l'analyste du support informatique. « Il est rapidement devenu évident que nous avions besoin d'une uniformité dans tout l'État pour nos juges, magistrats et sténotypistes judiciaires. Lorsque nous sommes passés au DS-5000 et au programme de gestion du système pour gérer des centaines d'utilisateurs, cela a fait une grande différence. Nous avons effectué d'autres mises à niveau et mettons désormais tout le monde à niveau vers les DS-9500, et utilisons le tout nouveau WebSCP Olympus, qui change la donne.
Le Olympus WebSCP (System Configuration Program) est l'endroit où le profil et l'enregistreur de chaque utilisateur sont configurés et gérés. La centralisation de cette fonction permet aux utilisateurs de l'entreprise d'assurer la standardisation de l'installation des logiciels et des paramètres des appareils pour tous les utilisateurs.
« Chaque juge et magistrat de notre État se voit attribuer un enregistreur. Et chaque sténographe judiciaire, même certains assistants judiciaires, se voit attribuer un kit de transcription AS-9000. De plus, de nombreux officiers de justice pour mineurs ont adopté avec enthousiasme le système de dictée professionnelle Olympus en combinaison avec le logiciel Dragon pour enregistrer puis transcrire leurs notes. Lorsqu'ils se déplacent entre des jeunes délinquants dans différents endroits, ils peuvent enregistrer leurs notes, qu'ils téléchargent à la fin de la journée pour les transcrire dans Dragon. Ce processus leur permet de prendre moins de notes manuscrites lors des visites et de capturer des notes rapidement sans avoir à se souvenir de tous les détails », note l'analyste.
Configuration simplifiée du périphérique d'enregistrement et gestion des fichiers
L'analyste poursuit ensuite en expliquant : « Avec autant d'utilisateurs, il y a beaucoup de matériel et de logiciels à gérer. La récente mise à jour du dernier Web SCP me permet de gérer davantage de processus à distance, ce qui me fait gagner énormément de temps. La future version permettra d’améliorer encore plus la gestion à distance.
De nombreux pouvoirs judiciaires tiennent des milliers d’audiences judiciaires, qui sont enregistrées dans tout l’État. Toutes les audiences doivent être enregistrées ou rapportées par un sténographe judiciaire. En outre, même les audiences impliquant un sténographe judiciaire, mais également un interprète, doivent être enregistrées. Chaque enregistrement doit être conservé et accessible pendant une période déterminée, en fonction du type d'audience, telle que déterminée par la loi de l'État.
Selon l'analyste, « une configuration uniforme des utilisateurs nous permet de gérer plus facilement le grand nombre d'audiences. Avant l'enregistrement, les juges choisissent entre deux dossiers dans lesquels télécharger les fichiers : audiences ou dictée. Nous avons également configuré le logiciel pour inviter les utilisateurs, lors du téléchargement, à saisir immédiatement le numéro d'identification du dossier sur chaque fichier. Les magistrats, eux, ne disposent que d'un dossier d'audience puisqu'ils ne travaillent pas avec des transcripteurs.
L'un des plus grands avantages de l'utilisation du système de dictée professionnelle Olympus, en particulier avec les exigences récentes du travail à domicile, est que les juges et les sténographes judiciaires n'ont pas besoin d'être au même endroit. Le sténographe judiciaire est capable de transcrire pour n'importe quel juge de son district, où qu'il soit. Cela a permis une économie de temps et d’argent. De plus, pour les audiences qui doivent être transcrites, n’importe quel sténographe judiciaire est également en mesure de fournir ce service depuis n’importe quel endroit.
En plus des configurations de profils uniformes effectuées par l'administrateur informatique, les districts peuvent avoir leurs propres gestionnaires d'enregistrements. Ces gestionnaires examinent les fichiers pour garantir la dénomination correcte, la conversion des fichiers demandés et facilitent les transferts de fichiers.
Facilité d'utilisation et commodité permettant de gagner du temps
« J'utilise mon enregistreur tous les jours, du lundi au vendredi, tant pour les audiences que pour les dictées », explique un juge associé de district, qui est récemment passé du Olympus DS-7000 au DS-9500. « La formation sur le nouveau modèle durait environ 15 à 20 minutes au téléphone avec notre analyste, et j'étais prêt à partir. Je suis vraiment satisfait de la sensibilité du microphone du DS-9500 ; il capte les voix dans une immense salle d’audience, et maintenant, avec autant d’audiences tenues par téléphone, même les enregistrements de ces conférences téléphoniques sont très clairs.
«J'apprécie également le fait qu'il soit petit, léger et facile à utiliser», note la juge, qui se rend dans plusieurs comtés différents pour son travail. « Je peux facilement passer de l'enregistrement d'une audience à la dictée d'une ordonnance en changeant de dossier et en appuyant sur le bouton « Suivant ». J'enregistre plusieurs audiences distinctes avant de placer l'enregistreur dans son support pour les télécharger dans le système. C'est très pratique.
Le système judiciaire interrogé pour cette étude n'utilise pas le WiFi pour le transfert de fichiers. Pour ce faire, il faudrait attribuer une adresse IP à chaque enregistreur et augmenterait les besoins en infrastructure.
Une sténographe judiciaire déclare qu'elle se rend également dans plusieurs comtés – avec son ordinateur portable, sa sténographe, ses écouteurs et sa pédale – pour enregistrer les audiences. Cependant, lorsqu’il s’agit de taper des dictées, les déplacements sont beaucoup moins nombreux qu’auparavant.
« Désormais, tous les juges et sténographes judiciaires ne sont plus obligés de vivre dans le même quartier », explique-t-elle. «Je peux travailler depuis mon comté d'origine et taper une dictée pour mon juge désigné et pour d'autres juges si nécessaire. Je ne transcris pas les audiences enregistrées, juste les décisions. J'ai demandé à mon juge d'essayer de limiter les décisions à 10-15 minutes, car il me faut environ 20 minutes pour transcrire toutes les 10 minutes de discours. Cela facilite le processus, surtout si un autre sténographe judiciaire doit transcrire la dictée de mon juge lorsque je suis absent ou indisponible.
Les sténographes judiciaires utilisent le Olympus AS-9000. L'une d'elles déclare que deux de ses fonctionnalités qu'elle apprécie sont le contrôle de la vitesse et la possibilité de marquer un fichier comme « en attente » si elle n'a pas le temps de terminer une dictée entière en une seule fois.
Un autre sténographe judiciaire travaille pour le système judiciaire de l'État depuis 33 ans. Elle a été l'une des premières sténographes judiciaires de son État à utiliser un kit de transcription de dictée professionnelle Olympus et a depuis été mis à niveau à plusieurs reprises, plus récemment avec un logiciel mis à jour sur son ordinateur portable d'État et une nouvelle pédale Olympus RS-31H.
"Mon ancien juge assigné vivait dans un autre comté, à environ 30 minutes de route", explique le journaliste. « Avant, je devais me déplacer pour taper la dictée de mon juge. L'État a dû prendre en charge les frais de déplacement et les déplacements ont réduit mon temps de travail disponible. Le système a éliminé tous ces déplacements inutiles. Je peux simplement me connecter au réseau via VPN, taper la dictée, et mon juge peut la réviser quelques minutes après l'avoir terminée. Nous pouvons consulter l’annuaire à tout moment de la journée et voir s’il y a une dictée en attente.
« Ne pas avoir à voyager me permet d'aider plus d'un juge à la fois », poursuit-elle. « Parfois, je tape pour trois juges en une journée. Je peux taper depuis un bureau et l'envoyer dans le dossier de chaque juge. Ils sont ravis de pouvoir saisir leurs dictées si facilement, même s’ils n’ont pas de journaliste assigné à eux un jour donné.
Sécurité et assistance intégrées au processus
L’une des exigences de tout système judiciaire est qu’il soit sécurisé, avec un accès limité aux informations sensibles. Les fichiers enregistrés des audiences sont stockés dans des endroits restreints. En ce qui concerne les dictées, le système peut être mis en place de manière à ce que les juges n'aient accès qu'à leurs propres dictées et que les sténographes judiciaires n'aient accès qu'à celles de leur district.
« De nombreuses améliorations ont été apportées et de nombreuses leçons apprises au cours des 15 dernières années », conclut l'analyste. « Nous avons fait évoluer nos pratiques et Olympus Professional Dictation a fait évoluer son système. En travaillant ensemble, nous avons gagné en efficacité. Notre contact nous aide à résoudre les problèmes lorsque nous rencontrons un problème et a même mis en œuvre bon nombre de nos améliorations suggérées. Bien que le pouvoir judiciaire de chaque État soit structuré différemment, j'encourage les autres États à examiner les domaines dans lesquels ils pourraient standardiser et centraliser leurs processus d'enregistrement avec Olympus Professional Dictation afin d'économiser du temps et de l'argent.