Nuestro nuevo hardware (DS-9500 Dispositivo de grabación y AS-9000) y una plataforma web mejorada lo reúnen todo. Tenga en cuenta: Los nombres y el sistema estatal no se pueden especificar debido a reglas contra el respaldo. Este estudio tiene como objetivo proporcionar contexto y comprensión de la funcionalidad y capacidades de un sistema empresarial.
Después de utilizar las grabadoras de dictado profesional Olympus durante 15 años, un poder judicial pudo obtener los beneficios proporcionados al estandarizar el proceso de grabación en todo el estado y centralizar su gestión. Ahora coordinan la compra, distribución y actualizaciones de hardware y software de grabación para todo el estado desde una ubicación principal. Estos cambios aportan uniformidad al proceso y comodidad para los aproximadamente 800 usuarios del sistema.
“Al principio, los diferentes distritos judiciales decidieron 'digitalizarse' y compraron DS-4000, que debían configurarse individualmente para los usuarios”, explica el analista de soporte de escritorio. “Rápidamente se hizo evidente que necesitábamos uniformidad en todo el estado para nuestros jueces, magistrados y taquígrafos judiciales. Cuando actualizamos al DS-5000 y al programa de administración del sistema para administrar cientos de usuarios, marcó una gran diferencia. Hemos realizado más actualizaciones y ahora estamos actualizando a todos a los DS-9500 y estamos utilizando el Olympus WebSCP más nuevo, que cambia las reglas del juego”.
El WebSCP (Programa de configuración del sistema) Olympus es donde se configura y administra el perfil y la grabadora de cada usuario. Centralizar esta función permite a los usuarios empresariales garantizar la estandarización de la instalación del software y la configuración del dispositivo para todos los usuarios.
“A cada juez y magistrado de nuestro estado se le asigna un registrador. Y a todos los taquígrafos judiciales, incluso a algunos asistentes judiciales, se les asigna un kit de transcripción AS-9000. Además, muchos funcionarios de tribunales de menores han adoptado con entusiasmo el sistema de dictado profesional Olympus en combinación con el software Dragon para grabar y luego transcribir sus notas. Mientras viajan entre delincuentes juveniles en varios lugares, pueden grabar sus notas, que descargan al final del día para la transcripción de Dragon. Este proceso les permite tomar menos notas escritas a mano durante las visitas y capturar notas rápidamente sin tener que recordar todos los detalles”, señala el analista.
Configuración optimizada del dispositivo de grabación y gestión de archivos
Luego, el analista continúa explicando: “Con tantos usuarios, hay mucho hardware y software que administrar. La reciente actualización del Web SCP más nuevo me permite administrar más procesos de forma remota, lo que ahorra una gran cantidad de tiempo. La futura versión permitirá mejoras aún mayores en la gestión remota”.
Muchas ramas judiciales mantienen miles de audiencias judiciales, que se graban en todo el estado. Todas las audiencias deben ser grabadas o informadas por un taquígrafo judicial. Además, también deben grabarse aquellas audiencias en las que interviene un taquígrafo judicial, pero también se utiliza un intérprete. Cada grabación debe conservarse y ser accesible durante un período designado, según el tipo de audiencia, según lo determine la ley estatal.
Según el analista, “la configuración uniforme de los usuarios nos permite gestionar un gran número de audiencias más fácilmente. Antes de grabar, los jueces eligen entre dos carpetas donde subir los archivos: audiencias o dictado. También configuramos el software para que, al descargarlo, solicite a los usuarios que ingresen inmediatamente el número de identificación del caso en cada archivo. Los magistrados, en cambio, sólo cuentan con una carpeta de audiencias ya que no trabajan con transcriptores.
Una de las mayores ventajas de utilizar el sistema de dictado profesional Olympus, especialmente con los recientes requisitos de trabajo desde casa, es que los jueces y los taquígrafos judiciales no necesitan estar en el mismo lugar. El taquígrafo judicial puede transcribir para cualquier juez dentro de su distrito desde cualquier lugar. Esto ha resultado en un ahorro de tiempo y dinero. Además, para aquellas audiencias que necesitan ser transcritas, cualquier taquígrafo judicial también puede brindar el servicio desde cualquier lugar”.
Además de las configuraciones de perfiles uniformes realizadas por el administrador de TI, los distritos pueden tener sus propios administradores de grabaciones. Estos administradores revisan los archivos para garantizar el nombre correcto, la conversión de los archivos solicitados y ayudar a facilitar las transferencias de archivos.
La facilidad de uso y la conveniencia ahorran tiempo
“Utilizo mi grabadora todos los días, de lunes a viernes, tanto para audiencias como para dictado”, dice un juez asociado de distrito, que recientemente actualizó del Olympus DS-7000 al DS-9500. “La capacitación sobre el nuevo modelo consistió en entre 15 y 20 minutos de conversación telefónica con nuestro analista, y ya estaba listo. Estoy realmente satisfecho con la sensibilidad del micrófono del DS-9500; capta voces en una sala de audiencias enorme, y ahora que tantas audiencias se llevan a cabo por teléfono, incluso las grabaciones de esas conferencias telefónicas son muy claras”.
“También aprecio que sea pequeño, liviano y fácil de usar”, señala la jueza, que viaja a varios condados diferentes por su trabajo. “Puedo pasar fácilmente de grabar una audiencia a dictar una orden cambiando de carpeta y presionando el botón 'siguiente'. Grabo varias audiencias por separado antes de colocar la grabadora en su soporte para descargarlas en el sistema. Es muy conveniente."
El Sistema Judicial entrevistado para este estudio no utiliza WiFi para la transferencia de archivos. Hacerlo requeriría que a cada grabador se le asignara una dirección IP y aumentaría los requisitos de infraestructura.
Una taquígrafa judicial dice que también viaja a varios condados (con su computadora portátil, máquina de taquigrafía, auriculares y pedal) para grabar las audiencias. Sin embargo, cuando se trata de escribir dictados, hay que viajar mucho menos que antes.
“Ya no todos los jueces y taquígrafos tienen que vivir en la misma zona”, explica. “Puedo trabajar desde mi condado de origen y escribir dictados para mi juez asignado y para otros jueces si es necesario. No transcribo audiencias grabadas, sólo los fallos. Le pedí a mi juez que tratara de limitar los fallos a entre 10 y 15 minutos, ya que me lleva unos 20 minutos transcribir cada 10 minutos de discurso. Eso facilita el proceso, especialmente si otro taquígrafo judicial necesita transcribir el dictado de mi juez cuando yo no estoy o no estoy disponible”.
Los taquígrafos judiciales utilizan el Olympus AS-9000. Una afirma que dos de sus características que aprecia son el control de velocidad y la capacidad de marcar un archivo como "pendiente" si no tiene tiempo para completar un dictado completo de una sola vez.
Otro taquígrafo judicial ha trabajado para el sistema judicial estatal durante 33 años. Fue una de las primeras taquígrafas judiciales en su estado en utilizar un kit de transcripción de dictado profesional Olympus y desde entonces se ha actualizado varias veces, más recientemente con software actualizado en su computadora portátil estatal y un nuevo pedal Olympus RS-31H.
“Mi antiguo juez asignado vivía en otro condado, a unos 30 minutos en coche”, dice el periodista. “Solía tener que conducir para escribir el dictado de mi juez. El Estado tuvo que pagar los gastos de viaje y el viaje redujo mi tiempo de trabajo disponible. El sistema eliminó todos esos viajes innecesarios. Puedo simplemente conectarme a la red a través de VPN, escribir el dictado y mi juez tiene el dictado para revisarlo a los pocos minutos de haberlo completado. Podemos consultar el directorio en cualquier momento del día y ver si hay dictados en espera”.
“No tener tantos viajes me permite ayudar a más de un juez a la vez”, continúa. “A veces escribo para tres jueces en un día. Puedo escribir desde un escritorio y enviarlo a la carpeta de cada juez. Están encantados de poder escribir sus dictados de manera tan conveniente, incluso aunque no tengan un reportero asignado en un día determinado”.
Seguridad y soporte integrados en el proceso
Un requisito para cualquier sistema judicial es que sea seguro y con acceso limitado a información confidencial. Los archivos grabados de las audiencias se almacenan en ubicaciones restringidas. En cuanto a los dictados, el sistema se puede configurar de modo que los jueces sólo tengan acceso a los suyos propios y los taquígrafos judiciales sólo tengan acceso a los de su distrito.
"Se han realizado muchas mejoras y se han aprendido muchas lecciones durante los últimos 15 años", concluye el analista. “Hemos evolucionado nuestras prácticas y Olympus Professional Dictation ha actualizado su sistema. Trabajando juntos, hemos ganado mayor eficiencia. Nuestro contacto nos ayuda a solucionar problemas cuando tenemos un problema e incluso ha implementado muchas de las mejoras sugeridas. Si bien el poder judicial de cada estado está estructurado de manera diferente, alentaría a otros estados a examinar dónde podrían estandarizar y centralizar sus procesos de grabación con Olympus Professional Dictation para ahorrar tiempo y dinero”.