No existe una solución única para capturar el dictado. Sin embargo, algunas combinaciones de hardware, software y procesos funcionan mejor en determinados flujos de trabajo.
Le pedimos a dos de nuestros distribuidores certificados que nos contaran cómo guían a sus clientes en la creación de sistemas de dictado que funcionen mejor para sus negocios. Compartieron estos 10 consejos principales.
1.) Si solo necesita notas, un flujo de trabajo simple puede ser suficiente.
"Si sólo necesita dictar notas, un micrófono de alta calidad y un software de reconocimiento de voz pueden ser la solución", explica Paul Ross, director nacional de ventas y operaciones. Corporación de dictado estadounidense. "Esta es la configuración típica para dictados médicos, sin duda, pero a veces también para consultorios legales, seguros, planificadores financieros, etc. Les ayuda a capturar pensamientos en tiempo real".
Michael Adkins, Jr., Gerente de Servicio, TranscripciónGear.com, está de acuerdo y agrega: “Often en consultorios más pequeños, ya sea un médico, un abogado u otro negocio, el autor optará por NO tener un transcriptor. Utilizarán un micrófono o una grabadora con software de reconocimiento de voz y then corregirá su propio trabajo. Pero a medida que aumenta el dictado, empiezan a hacer muchos más dictados al día y se sienten más cómodos con el uso del dispositivo. Then a menudo agregan un transcriptor, ya sea como parte del personal de su oficina o a través de un servicio de transcripción de terceros”.
2.) Si es un proveedor médico con requisitos de presentación de informes obligatorios, existe una solución de dictado ideal para ese propósito.
“El sistema de dictado médico, que utiliza el software M*Modal, se llama Fluency Direct para prácticas”, señala Ross. “Es sólo para dictar en un EHR, por lo que no se pueden usar archivos grabados y no es bueno para correos electrónicos, pero es fantástico para fines médicos. Debido a que está basado en la nube, no requiere muchos recursos, lo que significa que no obtienes latencia como ocurre con algunos programas, y no hay tarifas mensuales”.
"Fluency es fantástico para el dictado médico", explica Adkins, "pero su uso no médico puede verse limitado en comparación con otras soluciones de reconocimiento de voz generalizadas".
3.) Las empresas de nueva creación o empresas muy pequeñas, pueden empezar de forma sencilla… o no.
"Algunas empresas unipersonales no necesitan todas las capacidades que ofrece la tecnología de dictado de más alto nivel", afirma Adkins. “Si solo hay una persona dictando y está enviando el dictado a otra persona en la misma oficina para que lo escriba, la configuración puede ser bastante simple, como el Olympus DS-2600 grabadora más un kit de transcripción Olympus. Los archivos de audio se pueden transferir por correo electrónico si no hay demasiados archivos y/o no son muy grandes. Este es un enfoque básico, pero en algunos casos será difícil poner en marcha una pequeña empresa”.
Adkins agrega, sin embargo, que todas las pequeñas empresas pueden beneficiarse de extras como Wi-Fi y capacidades FTP, y tener esas características más temprano que tarde puede ahorrar tiempo en el futuro.
4.) Para las transcripciones, se pueden procesar más dictados con menos esfuerzo agregando un software de reconocimiento de voz.
"Si bien necesita crear transcripciones a partir de dictados, puede eliminar el 70 por ciento del costo de transcripción al incluir software de reconocimiento de voz en el proceso", dice Ross. “Eso se debe a que el software de reconocimiento de voz preescribe el document, y un transcriptor externo sólo necesita limpiarlo: formatearlo, colocar las cosas en el lugar correcto y, a veces, copiar y pegar en diferentes camposent. Lleva mucho menos tiempo”.
5.) Aproveche el software de gestión de dictados.
El sistema de gestión de dictado Olympus (ODMS) Olympus, que funciona con la grabadora DS-9000/9500, incluye software que enruta archivos dentro de la organización a través de un servidor de red, correo electrónico o FTP. Además de integrar perfectamente el flujo de trabajo, permite a las organizaciones gestionar centralmente el hardware y el software. Esto puede resultar especialmente útil para empresas medianas y grandes con muchos autores, ya que les permite etiquetar archivos para enviarlos a múltiples destinos de forma rápida y sencilla, o configurar un enrutamiento automático flexible con un destino predefinido.
Adkins proporciona un ejemplo: “En el caso de una empresa con 20 autores, el software de nivel profesional sería muy útil porque puede crear varias carpetas para descargar, de modo que pueda tener, digamos, cinco autores descargados en la Carpeta A, otros cinco autores descargan la carga en la Carpeta B, etc., con las carpetas creadas según sea necesario. Then los transcriptores pueden trabajar desde un grupo de trabajo. Puedes escalar la carga de trabajo. Dependiendo de cuántos transcriptores tenga y de cuántos autores tenga, puede establecer una proporción de 5:1, 10:1, etc., dependiendo de qué tan rápidos y eficientes sean los transcriptores”.
Señala que en este scenario, los autores tendrán el reconocimiento de voz enabled en su estación de trabajo para que cuando conecten sus grabadoras para descargar el audio, se ejecute a través del reconocimiento de voz para que los transcriptores solo necesiten hacer correcciones. “Mientras enumeranent el audio, leen el documentoent que ya está allí y pueden arreglar cualquier cosa. Es mucho más rápido que escribir cada página”.
Otra cosa que el software managerment le permite hacer es enrutar las transcripciones a un transcriptor específico o compartirlas con un grupo de transcriptores si su transcriptor preferido no está disponible”, agrega Adkins.
6.) Considere cuidadosamente los requisitos de su red.
"Esto puede ser un factor del tamaño del archivo o de cómo se comparten los archivos de audio con los transcriptores", explica Adkins. “Por ejemplo, ¿dictas 20 trabajos de 60 segundos cada uno, o dictas tres trabajos de 45 minutos cada uno? Usar el correo electrónico para transferir archivos de audio de 45 minutos está fuera de discusión. Necesitaría utilizar un protocolo de transferencia de archivos (FTP), que descarta las preocupaciones sobre el tamaño del archivo, o configurar una red privada virtual (VPN)”.
7.) Si tiene varios autores, asegúrese de contar con un número adecuado de grabadores.
"Lo ideal sería tener una proporción de 1:1 entre autores y registradores", sugiere Adkins. “Por lo general, vale la pena la inversión, ya que cada grabadora puede codificarse con las iniciales de un autor específico. Cada autor lleva consigo su propia grabadora, al igual que un teléfono móvil. Por el contrario, cuando los autores comparten grabadoras, deben elegir su nombre o sus iniciales de una lista cada vez que la utilizan; hacer su dictado; descargarlo; y devuelva la grabadora para que otra persona la use. Es menos convenient, y si alguien comete un error y en escribe la identificación del autor incorrecta, su transcripción será mal-identificada, causando confusión.
Adkins señala que este es otro caso en el que contar con un software de reconocimiento de voz y un transcriptor puede agilizar el proceso y evitar la confusión. “El software de reconocimiento de voz utilizará cualquier número de identificación de usuario ent, por lo que si es incorrecto, la transcripción resultante puede ser terrible porque fue entrenada para un autor diferente y está usando el perfil incorrecto. Sin embargo, un transcriptor podrá escuchar el archivo, reconocer al autor y asegurarse de que esté correctamente identificado”.
8.) Dale al software de reconocimiento de voz la oportunidad de aprender.
Con los avances en inteligencia artificialence, el software de reconocimiento de voz ahora puede "aprender" el sonido de una voz en particular para mejorar la precisión con la que transcribe el dictado de esa persona.
“Por ejemplo”, dice Ross, “un médico puede utilizar la palabra 'pulmonar', pero la transcripción del software de reconocimiento de voz dice 'preliminar'. Un transcriptor puede escribir sobre el error de reconocimiento, corrigiendo la palabra, y el software comprenderá, en el futuro, la forma en que el médico pronuncia la palabra "pulmonar". Eso genera precisión.
"El vocabulario puede ser difícil", continúa, "especialmente los nombres propios, los nombres extranjeros, los términos técnicos, etc. Pero cuantas más palabras agregue, más precisas serán sus transcripciones".
9.) El reconocimiento de voz por sí solo no capturará una conferencia.
"Si bien las últimas versiones del software de reconocimiento de voz tienen una precisión de hasta el 99 percent para el dictado con una sola voz, todavía no pueden convertir reuniones grabadas en texto automáticamente", explica Ross. “Tienen problemas para identificar a los hablantes individuales y no están capacitados para comprender los dialectos, las acents y las pronunciaciones específicas de los diversos individuos que pueden estar hablando. Cuando hay exceso de habla (más de una persona hablando a la vez), la transcripción puede mostrar simplemente un gran bloque de texto confuso”.
Para grabar en una sala de conferencias, una entrevista o una sala de audiencias con varios oradores, los expertos recomiendan utilizar una grabadora y accesorios de calidad profesional, y un software de gestión de dictado (como ODMS) combinado con un kit de transcripción de alta calidad.
"Una persona es mucho más precisa a la hora de capturar, descifrar y transcribir diferentes hablantes que el software, incluso con las actualizaciones de IA que se han realizado en las ediciones de software recen", dice Adkins.
10.) No te dejes intimidar por la tecnología.
Si bien la tecnología siempre avanza, también lo hacen las herramientas de aprendizaje que se proporcionan. El equipo y el software de dictado profesional actuales vienen con capacitación integrada, tutoriales en línea y asistencia del distribuidor si se queda atascado o tiene preguntas.
"Cada vez que cambias algo, hay una curva de aprendizaje", dice Ross. “Aconsejamos a los clientes que son nuevos en la tecnología que caminen antes de correr. Aprenda una o dos cosas, las funciones críticas, como dictar notas. Una vez que sea un experto en eso y se dé cuenta de que funciona, podrá comenzar a explorar las otras funciones, como buscar en la web o enviar un correo electrónico. Cuando llegas a ese punto, la ayuda menus dentro del software es mucho mejor de lo que solía ser, donde hay imágenes reales del programa y las características, pero gran parte es solo probar cosas”.