Les progrès de la technologie numérique ont transformé le processus de dictée, offrant la reconnaissance vocale, des appareils de dictée offrant une vitesse et une précision accrues, la possibilité d'insérer et d'écraser des dictées, ainsi qu'une plus grande stabilité et intégrité des fichiers audio.
L’utilisation de systèmes avancés de gestion de dictée numérique est déjà devenue une « bonne pratique » dans de nombreux secteurs pour améliorer l’efficacité au travail. Par exemple:
Dans le Domaine juridique, dotées d'une sécurité d'entreprise intégrée, les solutions de dictée numérique actuelles rationalisent le partage de données et la distribution d'actifs audio entre les avocats et le personnel, générant ainsi un retour sur investissement exceptionnel.
Dans Entreprise, depuis les cadres prenant des notes en déplacement jusqu'à la dictée de la correspondance, les entreprises s'appuient de plus en plus sur des solutions de dictée qui offrent une efficacité et une facilité d'utilisation inégalées dans l'environnement de travail et peuvent être configurées pour s'adapter à n'importe quel flux de travail.
Dans Forces de l'ordre, qu'il s'agisse de recueillir des preuves, d'enregistrer des infractions au code de la route ou d'interroger un suspect, un enregistreur de qualité signifie tout pour les policiers et les forces de l'ordre. Pour les responsables de l’application des lois, les enjeux sont importants et le temps est précieux. L’interrogatoire des victimes, des suspects et des témoins est un processus complexe et l’exactitude est de la plus haute importance. Les forces de l'ordre exigent des solutions de dictée offrant une qualité audio inégalée, des fonctionnalités de sécurité améliorées et une intégration sans problème avec les logiciels existants.
Lorsqu'il est temps de mettre à niveau votre système de gestion de dictée, quel que soit votre secteur d'activité ou votre type d'entreprise, un peu de planification préalable peut vous aider à tirer pleinement parti des technologies numériques d'aujourd'hui.
Étape 1 : Documentez vos besoins
Les besoins d'une entreprise évoluent souvent avec le temps. Quelque chose qui a fonctionné pour votre entreprise ou agence il y a quelques années à peine n'est peut-être plus la meilleure solution aujourd'hui. Une rapide « analyse commerciale » peut vous aider à vous concentrer sur les meilleures solutions de mise à niveau :
- Décrivez votre flux de travail de dictée/transcription actuel
- Vous utilisez des ordinateurs, des tablettes et/ou des téléphones ?
- Quel système d'exploitation ?
- Combien de personnes sont impliquées et à quels moments du processus ?
- Rencontrez-vous des problèmes ou des difficultés avec le flux de travail ou l'équipement actuel ?
- Avez-vous l'intention d'augmenter le nombre de personnes impliquées dans le flux de travail (par exemple, assistants, partenaires, autres auteurs, transcripteurs, etc.) ?
- Souhaitez-vous pouvoir envoyer des fichiers sur un réseau wifi ?
- Quels autres critères sont importants pour le bon déroulement de votre processus de gestion des dictées ?
- Quelles sont vos préoccupations concernant la mise en œuvre d’une mise à niveau ?
Étape 2 : Évaluez vos options
Une autre étape utile à franchir lors de la planification de votre mise à niveau consiste à connaître certaines des nouvelles fonctionnalités et avantages disponibles dans les systèmes de gestion de dictée numérique.
Principales fonctionnalités à comparer
| Facilité d'utilisation | – Ergonomie/interrupteurs coulissants – Interface intuitive ; opération à une main ou à l'aveugle – Connectivité Wifi (pas besoin de transporter un PC) ; transmission de fichiers sans fil – Reconnaissance vocale voix-texte |
| Sécurité | Lorsque les enregistrements doivent rester sécurisés et privés, recherchez : – Cryptage de fichiers et verrouillage PIN sur les appareils – Fonctionnalités de sécurité avancées (cryptage, etc.) dans le logiciel de gestion de dictée |
| Fiabilité | – Durabilité du corps de l’appareil – Deux microphones pour une précision supérieure |
| La flexibilité | – Choix d’appareils pour la dictée portable ou de bureau, ainsi que la dictée via téléphone mobile – Acheminement automatique des enregistrements vers le flux de travail d'une entreprise, soit vers un transcripteur, soit directement vers un logiciel de reconnaissance vocale, soit une combinaison des deux (voir Figure 1) |
| Efficacité | Les solutions d'entreprise, celles qui fonctionnent au sein d'une équipe pour un effort coordonné et une approche rationalisée, vous permettent de concevoir votre flux de travail en fonction des besoins. Les avantages comprennent : – Connectivité Wifi (pas besoin de transporter un PC) ; transmission de fichiers sans fil – Reconnaissance vocale voix-texte – Gestion centralisée du matériel et des logiciels (pas besoin de suivre les appareils et systèmes sous licence individuelle et gérés) |
| Compatibilité | La meilleure façon de garantir la compatibilité est d’envisager l’achat de kits complets (également appelés bundles ou packages) plutôt que de simples composants individuels. Cela garantira une compatibilité de bout en bout (de la dictée au transfert de fichiers, en passant par la transcription et le partage de fichiers protégés) au sein de votre système mis à niveau. De plus, certains fabricants proposent tableaux de compatibilité pour vous aider à faire correspondre le matériel avec les exigences de votre système. |
| Abordabilité | Tout comme pour la compatibilité, l'achat de kits complets permettra souvent d'économiser du temps et de l'argent par rapport à l'achat de composants système individuels, et sans risque de manquer des pièces critiques au moment de la mise en œuvre. |
Figure 1: Les appareils d'enregistrement portables permettent de dicter en déplacement, et le logiciel ODMS achemine automatiquement les enregistrements vers le flux de travail d'une entreprise, soit vers un transcripteur, soit directement vers un logiciel de reconnaissance vocale, ou une combinaison des deux. ODMS s'intègre parfaitement à Dragon Naturally Speaking.
Étape 3 : Contactez un expert
Une fois que vous avez réfléchi à ce que votre mise à niveau doit accomplir, il est temps de demander l'aide d'un expert formé à la configuration des solutions de dictée et de transcription les plus rentables. Un représentant ou revendeur agréé peut répondre à vos besoins avec les produits les mieux adaptés. De plus, tous les revendeurs agréés sont équipés pour aider les utilisateurs à configurer leurs appareils de dictée, à répondre à toutes les questions qui se posent et à proposer une formation supplémentaire si nécessaire.
De nombreuses questions peuvent également trouver une réponse grâce à nos vidéos de formation et de tutoriels disponibles dans le section d'apprentissage de ce site.