Il n’existe pas de solution universelle pour capturer une dictée. Certaines combinaisons de matériel, de logiciels et de processus fonctionnent toutefois mieux dans certains flux de travail.
Nous avons demandé à deux de nos revendeurs certifiés de nous expliquer comment ils guident leurs clients dans la création de systèmes de dictée les mieux adaptés à leur entreprise. Ils ont partagé ces 10 meilleurs conseils.
1.) Lorsque vous avez juste besoin de notes, un simple flux de travail peut suffire.
« Si vous avez simplement besoin de dicter des notes, un microphone de haute qualité et un logiciel de reconnaissance vocale peuvent faire l'affaire », explique Paul Ross, directeur national des ventes et des opérations, Société américaine de dictée. "C'est la configuration typique pour la dictée médicale, certes, mais aussi parfois pour les cabinets juridiques, les assurances, les planificateurs financiers, etc. Cela les aide à capturer leurs pensées en temps réel."
Michael Adkins, Jr., directeur des services, TranscriptionGear.com, est d'accord et ajoute : « Souvent, dans les petits cabinets, qu'il s'agisse d'un médecin, d'un avocat ou d'une autre entreprise, l'auteur choisira de NE PAS avoir de transcripteur. Ils utiliseront un microphone ou un enregistreur doté d’un logiciel de reconnaissance vocale, puis corrigeront leur propre travail. Mais à mesure que le nombre de dictées se développe, ils commencent à faire beaucoup plus de dictées par jour et deviennent plus à l'aise avec la façon d'utiliser l'appareil. Ensuite, ils ajoutent souvent un transcripteur, soit dans le cadre de leur personnel de bureau, soit via un service de transcription tiers.
2.) Si vous êtes un prestataire médical soumis à des exigences de déclaration obligatoires, il existe une solution de dictée parfaitement adaptée à cet effet.
« Le système de dictée médicale, qui utilise le logiciel M*Modal, s'appelle Maîtrise directe pour les cabinets", note Ross. « C'est juste pour dicter dans un DSE, donc vous ne pouvez pas utiliser de fichiers enregistrés et ce n'est pas bon pour les e-mails, mais c'est fantastique pour le médical. Comme il est basé sur le cloud, il ne nécessite pas beaucoup de ressources, ce qui signifie que vous n'obtenez pas de latence comme c'est le cas avec certains programmes, et il n'y a pas de frais mensuels.
"La maîtrise est étonnante pour la dictée médicale", explique Adkins, "mais son utilisation non médicale peut être limitée par rapport à d'autres solutions de reconnaissance vocale généralisées."
3.) Les start-up ou très petites entreprises, peuvent démarrer simple… ou pas.
« Certaines start-ups individuelles n'ont pas besoin de toutes les capacités offertes par la technologie de dictée de pointe », explique Adkins. « S'il n'y a qu'une seule personne qui dicte et qu'elle envoie la dictée à une autre personne dans le même bureau pour qu'elle la tape, la configuration peut être assez simple, comme le Olympus DS-2600 enregistreur plus un kit de transcription Olympus. Les fichiers audio peuvent même être transférés par courrier électronique s’il n’y a pas trop de fichiers et/ou s’ils ne sont pas très volumineux. Il s’agit d’une approche simple, mais dans certains cas, cela suffira à démarrer une petite entreprise.
Adkins ajoute cependant que même les petites entreprises peuvent bénéficier d'extras tels que les capacités Wi-Fi et FTP, et que le fait de disposer de ces fonctionnalités le plus tôt possible peut permettre de gagner du temps à long terme.
4.) Pour les transcriptions, davantage de dictées peuvent être traitées avec moins d'effort en ajoutant un logiciel de reconnaissance vocale.
« Lorsque vous devez créer des transcriptions à partir d'une dictée, vous pouvez éliminer 70 % de vos coûts de transcription en incluant un logiciel de reconnaissance vocale dans le processus », explique Ross. « En effet, le logiciel de reconnaissance vocale pré-tape le document et un transcripteur tiers doit simplement le nettoyer : le formater, placer les éléments au bon endroit, parfois copier-coller dans différents champs. Cela prend beaucoup moins de temps.
5.) Profitez du logiciel de gestion de dictée.
Le système de gestion de dictée (ODMS) Olympus, qui fonctionne avec l'enregistreur DS-9000/9500, comprend un logiciel qui achemine les fichiers au sein de l'organisation via un serveur réseau, une messagerie électronique ou FTP. En plus d'intégrer de manière transparente le flux de travail, il permet aux organisations de gérer de manière centralisée le matériel et les logiciels. Cela peut être particulièrement utile pour les moyennes et grandes entreprises comptant de nombreux auteurs, leur permettant de baliser rapidement et facilement les fichiers à envoyer vers plusieurs destinations, ou de définir un routage automatique flexible avec une destination prédéfinie.
Adkins donne un exemple : « Dans le cas d'une entreprise comptant 20 auteurs, un logiciel de qualité professionnelle serait très utile car vous pouvez créer plusieurs dossiers à décharger, de sorte que vous pouvez, disons, décharger cinq auteurs dans le dossier A. cinq autres auteurs sont transférés dans le dossier B, etc., avec des dossiers créés selon les besoins. Les transcripteurs peuvent alors travailler à partir d’un pool de travail. Vous pouvez augmenter la charge de travail. En fonction du nombre de transcripteurs dont vous disposez et du nombre d’auteurs dont vous disposez, vous pouvez définir un ratio de 5 : 1, 10 : 1, etc., en fonction de la rapidité et de l’efficacité des transcripteurs.
Il note que dans ce scénario, les auteurs auront la reconnaissance vocale activée sur leur poste de travail afin que lorsqu'ils connecteront leurs enregistreurs pour décharger l'audio, celui-ci passera par la reconnaissance vocale afin que les transcripteurs n'aient qu'à effectuer des corrections. « En écoutant l'audio, ils lisent le document qui est déjà là et ils peuvent tout réparer. C'est beaucoup plus rapide que de taper chaque page.
Une autre chose que le logiciel de gestion vous permet de faire est d'acheminer les transcriptions vers un transcripteur spécifique, ou de les partager avec un groupe de transcripteurs si votre transcripteur préféré n'est pas disponible », ajoute Adkins.
6.) Examinez attentivement les exigences de votre réseau.
"Cela peut être dû à la taille du fichier ou à la manière dont les fichiers audio sont partagés avec les transcripteurs", explique Adkins. « Par exemple, dictez-vous 20 tâches de 60 secondes chacune, ou dictez-vous trois tâches de 45 minutes chacune ? Utiliser le courrier électronique pour transférer des fichiers audio de 45 minutes est hors de question. Vous devrez utiliser un protocole de transfert de fichiers (FTP), qui ignore les problèmes de taille des fichiers, ou configurer un réseau privé virtuel (VPN).
7.) Si vous avez plusieurs auteurs, assurez-vous d'avoir un nombre adéquat d'enregistreurs.
"Idéalement, vous aurez un ratio de 1:1 entre auteurs et enregistreurs", suggère Adkins. « L'investissement en vaut généralement la peine, puisque chaque enregistreur peut être codé en dur avec les initiales d'un auteur spécifique. Chaque auteur transporte son propre enregistreur, tout comme son téléphone portable. À l’inverse, lorsque les auteurs partagent des flûtes à bec, ils doivent choisir leur nom ou leurs initiales dans une liste à chaque fois qu’ils l’utilisent ; faire leur dictée ; déchargez-le ; et remettez l'enregistreur pour que quelqu'un d'autre puisse l'utiliser. C'est moins pratique, et si quelqu'un fait une erreur et saisit le mauvais identifiant d'auteur, sa transcription sera mal identifiée, ce qui entraînera une confusion.
Adkins souligne qu'il s'agit d'un autre cas dans lequel le fait de disposer à la fois d'un logiciel de reconnaissance vocale et d'un transcripteur peut rationaliser le processus et éviter toute confusion. « Le logiciel de reconnaissance vocale utilisera le numéro d'identification de l'utilisateur saisi, donc s'il est erroné, la transcription résultante peut être terrible car elle a été formée pour un auteur différent et utilise le mauvais profil. Un transcripteur pourra cependant entendre le dossier, reconnaître l’auteur et s’assurer que l’auteur est correctement identifié.
8.) Donnez aux logiciels de reconnaissance vocale une chance d’apprendre.
Grâce aux progrès de l'intelligence artificielle, les logiciels de reconnaissance vocale sont désormais capables « d'apprendre » le son d'une voix particulière afin d'améliorer la précision avec laquelle ils transcrivent la dictée de cette personne.
« Par exemple, explique Ross, un médecin peut utiliser le mot « pulmonaire », mais la transcription du logiciel de reconnaissance vocale indique « préliminaire ». Un transcripteur peut corriger la mauvaise reconnaissance, corriger le mot, et le logiciel comprendra, à l'avenir, la façon dont le médecin prononce le mot « pulmonaire ». Cela renforce la précision.
« Le vocabulaire peut être exigeant, poursuit-il, notamment les noms propres, les noms étrangers, les termes techniques, etc. Mais plus vous ajoutez de mots, plus vos transcriptions seront précises. »
9.) La reconnaissance vocale à elle seule ne permettra pas d'enregistrer une conférence.
« Même si les dernières versions des logiciels de reconnaissance vocale sont précises à 99 % pour la dictée à une seule voix, elles ne peuvent toujours pas convertir automatiquement les réunions enregistrées en texte », explique Ross. « Ils ont du mal à identifier les locuteurs individuels et n'ont pas été formés pour comprendre les dialectes, les accents et les prononciations spécifiques des différentes personnes qui peuvent s'exprimer. Lorsqu’il y a trop de langage (plus d’une personne parle en même temps), la transcription peut simplement montrer un gros bloc de texte tronqué.
Pour enregistrer dans une salle de conférence, un entretien ou une salle d'audience avec plusieurs intervenants, les experts recommandent d'utiliser un enregistreur et des accessoires de qualité professionnelle, ainsi qu'un logiciel de gestion de dictée (tel qu'ODMS) associé à un kit de transcription de haute qualité.
"Une personne est beaucoup plus précise pour capturer, déchiffrer et transcrire différents locuteurs qu'un logiciel, même avec les mises à jour de l'IA effectuées dans les éditions récentes du logiciel", explique Adkins.
10.) Ne vous laissez pas intimider par la technologie.
Même si la technologie évolue constamment, les outils d’apprentissage fournis évoluent également. Les équipements et logiciels de dictée professionnels d'aujourd'hui sont accompagnés d'une formation intégrée, de didacticiels en ligne et de l'assistance d'un revendeur si vous êtes bloqué ou si vous avez des questions.
« Chaque fois que vous modifiez quelque chose, il y a une courbe d'apprentissage », explique Ross. « Nous conseillons aux clients qui débutent dans la technologie de marcher avant de courir. Apprenez une ou deux choses, les fonctions critiques, comme dicter des notes. Une fois que vous êtes un expert en la matière et que vous réalisez que cela fonctionne, vous pouvez alors commencer à explorer les autres fonctionnalités, comme la recherche sur le Web ou l'envoi d'un e-mail. Lorsque vous arrivez à ce point, les menus d’aide du logiciel sont bien meilleurs qu’avant, où se trouvent de véritables images du programme et des fonctionnalités, mais il s’agit en grande partie d’essayer des choses.