Ist es an der Zeit, Ihre Diktiergeräte aufzurüsten? Eine kleine Vorplanung kann den Übergang erleichtern

Fortschritte in der digitalen Technologie haben den Diktierprozess verändert und bieten Spracherkennung, Diktiergeräte mit höherer Geschwindigkeit und Genauigkeit, der Möglichkeit zum Einfügen und Überschreiben von Diktaten sowie größerer Stabilität und Integrität von Audiodateien.

Der Einsatz fortschrittlicher digitaler Diktatverwaltungssysteme ist in vielen Branchen bereits zu einer „Best Practice“ geworden, um die Effizienz am Arbeitsplatz zu verbessern. Zum Beispiel:

Im RechtsbereichMit integrierter Unternehmenssicherheit optimieren die heutigen digitalen Diktierlösungen den Datenaustausch und die Verteilung von Audio-Assets zwischen Anwälten und Mitarbeitern und erzielen so einen außergewöhnlichen ROI.

In GeschäftVon Führungskräften, die unterwegs Notizen machen, bis hin zum Diktieren von Korrespondenz – Unternehmen verlassen sich zunehmend auf Diktierlösungen, die beispiellose Effizienz und Benutzerfreundlichkeit in der Arbeitsumgebung bieten und für jeden Arbeitsablauf konfiguriert werden können.

In StrafverfolgungOb es darum geht, Beweise zu sammeln, Verkehrsverstöße aufzuzeichnen oder einen Verdächtigen zu verhören, ein hochwertiger Rekorder bedeutet für Polizeibeamte und Strafverfolgungspersonal alles. Für Strafverfolgungsbeamte steht viel auf dem Spiel und Zeit ist kostbar. Die Befragung von Opfern, Verdächtigen und Zeugen ist ein komplexer Prozess und Genauigkeit ist von größter Bedeutung. Die Strafverfolgung benötigt Diktierlösungen mit beispielloser Audioqualität, verbesserten Sicherheitsfunktionen und problemloser Integration in vorhandene Software.

Wenn es an der Zeit ist, Ihr Diktatverwaltungssystem zu aktualisieren, können Sie unabhängig von Ihrer Branche oder Art Ihres Unternehmens mit ein wenig Vorplanung die Vorteile der heutigen digitalen Technologien voll ausschöpfen.

Schritt 1: Dokumentieren Sie Ihre Bedürfnisse

Die Bedürfnisse eines Unternehmens ändern sich oft im Laufe der Zeit. Etwas, das noch vor ein paar Jahren für Ihr Unternehmen oder Ihre Agentur funktioniert hat, passt jetzt möglicherweise nicht mehr optimal. Eine kurze „Geschäftsanalyse“ kann Ihnen dabei helfen, sich auf die besten Upgrade-Lösungen zu konzentrieren:

1. Beschreiben Sie Ihren aktuellen Diktat-/Transkriptions-Workflow
   1. Verwenden Sie Computer, Tablets und/oder Telefone?
   2. Welches Betriebssystem?
   3. Wie viele Personen sind beteiligt und an welchen Stellen im Prozess?
2. Haben Sie Probleme oder Herausforderungen mit dem aktuellen Arbeitsablauf oder der aktuellen Ausrüstung?
3. Beabsichtigen Sie, die Zahl der am Arbeitsablauf beteiligten Personen zu erhöhen (z. B. Assistenten, Partner, andere Autoren, Transkriptionisten usw.)?
4. Möchten Sie Dateien über ein WLAN-Netzwerk versenden können?
5. Welche weiteren Kriterien sind für den reibungslosen Ablauf Ihres Diktatmanagementprozesses wichtig?
6. Welche Bedenken haben Sie hinsichtlich der Implementierung eines Upgrades?

Schritt 2: Bewerten Sie Ihre Optionen

Ein weiterer hilfreicher Schritt bei der Planung Ihres Upgrades besteht darin, sich über einige der neuen Funktionen und Vorteile zu informieren, die in digitalen Diktierverwaltungssystemen verfügbar sind.

Hauptmerkmale zum Vergleichen

Benutzerfreundlichkeit	– Ergonomie/Schiebeschalter - Intuitive Schnittstelle; Einhand- oder Blindbedienung – WLAN-Konnektivität (kein PC erforderlich); drahtlose Dateiübertragung – Voice-to-Text-Spracherkennung
Sicherheit	Wenn Aufzeichnungen sicher und privat aufbewahrt werden müssen, achten Sie auf Folgendes: – Dateiverschlüsselung und PIN-Sperre auf Geräten – Erweiterte Sicherheitsfunktionen (Verschlüsselung usw.) in der Diktatverwaltungssoftware
Zuverlässigkeit	– Haltbarkeit des Gerätekörpers – Doppelte Mikrofone für höchste Genauigkeit
Flexibilität	– Auswahl an Geräten für tragbares oder Desktop-Diktieren sowie Diktieren per Mobiltelefon – Automatische Weiterleitung von Aufzeichnungen in den Arbeitsablauf eines Unternehmens, entweder an einen Transkriptionisten, direkt in eine Spracherkennungssoftware oder eine Kombination aus beidem (siehe Abbildung 1)
Effizienz	Unternehmenslösungen – solche, die teamübergreifend für einen koordinierten Aufwand und einen optimierten Ansatz arbeiten – ermöglichen es Ihnen, Ihren Arbeitsablauf bedarfsgerecht zu gestalten. Zu den Vorteilen gehören: – WLAN-Konnektivität (kein PC erforderlich); drahtlose Dateiübertragung – Voice-to-Text-Spracherkennung – Zentrale Verwaltung von Hardware und Software (keine Notwendigkeit, den Überblick über einzeln lizenzierte und verwaltete Geräte und Systeme zu behalten)
Kompatibilität	Der beste Weg, die Kompatibilität sicherzustellen, besteht darin, über den Kauf kompletter Kits (auch Bundles oder Pakete genannt) statt nur einzelner Komponenten nachzudenken. Dadurch wird eine durchgängige Kompatibilität – vom Diktat über die Dateiübertragung und Transkription bis hin zur geschützten Dateifreigabe – innerhalb Ihres aktualisierten Systems gewährleistet. Darüber hinaus bieten einige Hersteller an Kompatibilitätstabellen um die Hardware an Ihre Systemanforderungen anzupassen.
Bezahlbarkeit	Genau wie bei der Kompatibilität spart der Kauf kompletter Kits oft Zeit und Geld gegenüber dem Kauf einzelner Systemkomponenten und ohne das Risiko, dass bei der Implementierung wichtige Teile fehlen.

Abbildung 1: Tragbare Handaufzeichnungsgeräte ermöglichen das Diktieren unterwegs, und die ODMS-Software leitet Aufzeichnungen automatisch in den Arbeitsablauf eines Unternehmens weiter, entweder an einen Transkriptionisten, direkt in eine Spracherkennungssoftware oder eine Kombination aus beidem. ODMS lässt sich nahtlos in Dragon Naturally Speaking integrieren.

Schritt 3: Wenden Sie sich an einen Experten

Sobald Sie darüber nachgedacht haben, was Ihr Upgrade erreichen soll, ist es an der Zeit, Hilfe von einem Experten zu erhalten, der in der Konfiguration der kostengünstigsten Diktier- und Transkriptionslösungen geschult ist. Ein Vertreter bzw Autorisierter Händler kann Ihre Bedürfnisse mit den am besten geeigneten Produkten erfüllen. Darüber hinaus sind alle autorisierten Händler darauf vorbereitet, Benutzer bei der Einrichtung ihrer Diktiergeräte zu unterstützen, alle auftretenden Fragen zu beantworten und bei Bedarf zusätzliche Schulungen anzubieten.

Viele Fragen können auch unsere Schulungs- und Tutorial-Videos im beantworten Lernbereich dieser Website.