Die staatliche Justiz zentralisiert die Aufzeichnung für mehr Effizienz

 

Unsere neue Hardware (DS-9500 Aufnahmegerät und AS-9000) und eine aktualisierte Webplattform vereinen alles. Bitte beachten Sie: Namen und Staatssystem können aufgrund von Vorschriften, die eine Billigung verbieten, nicht angegeben werden. Diese Studie soll Kontext und Verständnis für die Funktionalität und Fähigkeiten eines Unternehmenssystems liefern.

Nachdem eine Justizbehörde 15 Jahre lang die professionellen Diktierrekorder Olympus verwendet hatte, konnte sie die Vorteile erkennen, die sich aus der landesweiten Standardisierung des Aufnahmeprozesses und der Zentralisierung seiner Verwaltung ergeben. Jetzt koordinieren sie den Kauf, die Verteilung und die Upgrades von Aufzeichnungshardware und -software für den gesamten Bundesstaat von einem Hauptstandort aus. Diese Änderungen bringen Einheitlichkeit in den Prozess und Komfort für die rund 800 Benutzer im System.

„Zunächst entschieden sich die verschiedenen Gerichtsbezirke für die Digitalisierung und kauften DS-4000, die individuell für die Benutzer eingerichtet werden mussten“, erklärt der Desktop-Support-Analyst. „Es wurde schnell klar, dass wir für unsere Richter, Magistraten und Gerichtsreporter landesweit eine Einheitlichkeit benötigen. Als wir auf den DS-5000 und das Systemverwaltungsprogramm umstiegen, um Hunderte von Benutzern zu verwalten, machte das einen großen Unterschied. Wir haben weitere Upgrades durchgeführt und rüsten jetzt alle auf die DS-9500s auf und verwenden das neueste Olympus WebSCP, was bahnbrechend ist.“

Im Olympus WebSCP (Systemkonfigurationsprogramm) werden die Profile und Rekorder jedes Benutzers konfiguriert und verwaltet. Durch die Zentralisierung dieser Funktion können Unternehmensbenutzer die Standardisierung der Softwareinstallation und Geräteeinstellungen für alle Benutzer sicherstellen.

„Jedem Richter und Magistrat in unserem Bundesstaat wird ein Protokollführer zugewiesen. Und jedem Gerichtsschreiber, sogar einigen Gerichtsbediensteten, wird ein AS-9000-Transkriptionskit zugewiesen. Darüber hinaus haben viele Jugendgerichtsbeamte das professionelle Diktiersystem Olympus in Kombination mit der Dragon-Software gerne übernommen, um ihre Notizen aufzuzeichnen und anschließend zu transkribieren. Während sie zwischen jugendlichen Straftätern an verschiedenen Orten hin und her reisen, können sie ihre Notizen aufzeichnen, die sie am Ende des Tages zur Dragon-Transkription herunterladen. Dieser Prozess ermöglicht es ihnen, bei Besuchen weniger handschriftliche Notizen zu machen und Notizen schnell zu erfassen, ohne sich alle Details merken zu müssen“, bemerkt der Analyst.

Optimierte Einrichtung des Aufnahmegeräts und Dateiverwaltung

Anschließend erklärt der Analyst: „Bei so vielen Benutzern muss eine Menge Hardware und Software verwaltet werden. Das jüngste Update auf das neueste Web-SCP ermöglicht es mir, mehr Prozesse aus der Ferne zu verwalten und so enorm viel Zeit zu sparen. Die zukünftige Version wird noch größere Verbesserungen bei der Fernverwaltung ermöglichen.“

Viele Justizbehörden führen Tausende von Gerichtsverhandlungen durch, die im ganzen Staat aufgezeichnet werden. Alle Anhörungen müssen entweder aufgezeichnet oder von einem Gerichtsreporter berichtet werden. Darüber hinaus müssen auch solche Verhandlungen aufgezeichnet werden, bei denen ein Gerichtsberichterstatter, aber auch ein Dolmetscher anwesend ist. Jede Aufzeichnung muss je nach Art der Anhörung, wie im Landesrecht festgelegt, für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt und zugänglich gemacht werden.

Laut Analyst „ermöglicht uns die einheitliche Benutzerkonfiguration, die große Anzahl an Anhörungen einfacher zu verwalten.“ Vor der Aufzeichnung wählen die Richter zwischen zwei Ordnern, in die sie Dateien hochladen möchten: Anhörungen oder Diktate. Wir haben die Software außerdem so eingerichtet, dass Benutzer beim Herunterladen sofort aufgefordert werden, die Fall-ID-Nummer in jede Datei einzugeben. Richter hingegen verfügen nur über eine Anhörungsmappe, da sie nicht mit Schreibkräften zusammenarbeiten.

Einer der größten Vorteile der Verwendung des Olympus Professional Dictation Systems, insbesondere angesichts der aktuellen Anforderungen an die Arbeit von zu Hause aus, besteht darin, dass Richter und Gerichtsschreiber nicht am selben Ort sein müssen. Der Gerichtsreporter kann für jeden Richter in seinem Bezirk von überall aus Transkriptionen erstellen. Dies hat zu einer Zeit- und Geldersparnis geführt. Darüber hinaus kann jeder Gerichtsberichterstatter die Verhandlungen, die transkribiert werden müssen, auch von jedem Ort aus anbieten.“

Zusätzlich zur einheitlichen Profileinrichtung durch den IT-Administrator können Bezirke über eigene Aufzeichnungsmanager verfügen. Diese Manager überprüfen Dateien, um die korrekte Benennung und Konvertierung der angeforderten Dateien sicherzustellen und die Dateiübertragung zu erleichtern.

Benutzerfreundlichkeit und Komfort sparen Zeit

„Ich benutze meinen Rekorder jeden Tag, Montag bis Freitag, sowohl für Anhörungen als auch für Diktate“, sagt ein Bezirksrichter, der kürzlich vom Olympus DS-7000 auf den DS-9500 umgestiegen ist. „Die Schulung zum neuen Modell umfasste etwa 15 bis 20 Minuten am Telefon mit unserem Analysten, und ich konnte loslegen. Ich bin wirklich zufrieden mit der Empfindlichkeit des Mikrofons des DS-9500; Es erfasst Stimmen in einem riesigen Gerichtssaal, und da mittlerweile so viele Anhörungen per Telefon abgehalten werden, sind selbst die Aufzeichnungen dieser Telefonkonferenzen sehr klar.“

„Ich schätze auch, dass es klein, leicht und einfach zu bedienen ist“, bemerkt die Richterin, die beruflich in verschiedene Landkreise reist. „Ich kann ganz einfach von der Aufzeichnung einer Anhörung zum Diktieren einer Anordnung wechseln, indem ich den Ordner wechsle und auf die Schaltfläche „Weiter“ klicke. Ich zeichne mehrere einzelne Anhörungen auf, bevor ich den Rekorder in die Dockingstation stecke, um sie in das System herunterzuladen. Es ist sehr praktisch.“

Das für diese Studie befragte Justizsystem nutzt kein WLAN für die Dateiübertragung. Dies würde erfordern, dass jedem Rekorder eine IP-Adresse zugewiesen wird und die Anforderungen an die Infrastruktur steigen.

Eine Gerichtsreporterin sagt, dass sie auch in mehrere Bezirke reist – mit ihrem Laptop, Steno-Gerät, Kopfhörern und Fußpedal –, um Anhörungen aufzuzeichnen. Beim Schreiben von Diktaten ist der Reiseaufwand allerdings deutlich geringer als früher.

„Nicht jeder Richter und Gerichtsberichterstatter muss jetzt in der gleichen Gegend leben“, erklärt sie. „Ich kann von meinem Heimatland aus arbeiten und für meinen zugewiesenen Richter und bei Bedarf auch für andere Richter diktieren. Ich transkribiere keine aufgezeichneten Anhörungen, sondern nur die Urteile. Ich habe meinen Richter gebeten, zu versuchen, die Urteile auf 10–15 Minuten zu beschränken, da ich etwa 20 Minuten brauche, um alle 10 Minuten Rede zu transkribieren. Das erleichtert den Prozess, insbesondere wenn ein anderer Gerichtsberichterstatter das Diktat meines Richters transkribieren muss, wenn ich nicht da bin oder nicht verfügbar bin.“

Die Gerichtsreporter nutzen den Olympus AS-9000. Eine gibt an, dass zwei seiner Funktionen, die sie schätzt, die Geschwindigkeitskontrolle und die Möglichkeit sind, eine Datei als „ausstehend“ zu markieren, wenn sie keine Zeit hat, ein ganzes Diktat in einer Sitzung fertigzustellen.

Ein weiterer Gerichtsberichterstatter ist seit 33 Jahren für das staatliche Justizsystem tätig. Sie war eine der ersten Gerichtsschreiberinnen in ihrem Bundesstaat, die ein Olympus Professional Dictation Transcription Kit verwendete, und wurde seitdem mehrfach aufgerüstet, zuletzt mit aktualisierter Software auf ihrem State-Laptop und einem neuen Olympus RS-31H-Fußpedal.

„Mein früherer Richter wohnte in einem anderen Bezirk, etwa 30 Autominuten entfernt“, sagt der Reporter. „Früher musste ich mich auf den Weg machen, um das Diktat meines Richters abzutippen. Der Staat musste die Reisekosten übernehmen und der Pendelverkehr schränkte meine verfügbare Arbeitszeit ein. Das System machte alle unnötigen Reisen überflüssig. Ich kann mich einfach über VPN mit dem Netzwerk verbinden, das Diktat eingeben, und mein Richter kann das Diktat innerhalb weniger Minuten nach Fertigstellung überprüfen. Wir können zu jeder Tageszeit einen Blick in das Verzeichnis werfen und sehen, ob dort ein Diktat wartet.“

„Da ich nicht so viel reisen muss, kann ich mehr als einem Richter gleichzeitig helfen“, fährt sie fort. „Manchmal tippe ich an einem Tag für drei Richter. Ich kann von einem Schreibtisch aus tippen und es an die Akte jedes Richters senden. Sie sind begeistert, dass sie ihre Diktate so bequem tippen können, auch wenn ihnen an einem bestimmten Tag kein Reporter zugewiesen ist.“

In den Prozess integrierte Sicherheit und Support

Eine Anforderung an jedes Justizsystem ist, dass es sicher ist und den Zugriff auf sensible Informationen begrenzt. Aufgezeichnete Dateien von Anhörungen werden an eingeschränkten Orten gespeichert. In Bezug auf Diktate kann das System so eingerichtet werden, dass Richter nur Zugriff auf ihre eigenen Diktate haben und Gerichtsschreiber nur Zugriff auf Diktate in ihrem Bezirk.

„In den letzten mehr als 15 Jahren wurden viele Verbesserungen vorgenommen und viele Lehren gezogen“, schließt der Analyst. „Wir haben unsere Praktiken weiterentwickelt und Olympus Professional Dictation hat sein System aktualisiert. Gemeinsam haben wir eine höhere Effizienz erzielt. Unser Ansprechpartner hilft uns bei der Fehlerbehebung, wenn wir ein Problem haben, und hat sogar viele unserer Verbesserungsvorschläge umgesetzt. Obwohl die Justiz in jedem Bundesstaat unterschiedlich strukturiert ist, möchte ich andere Bundesstaaten ermutigen, zu prüfen, wo sie ihre Aufzeichnungsprozesse mit Olympus Professional Dictation standardisieren und zentralisieren können, um Zeit und Geld zu sparen.“