Für die Diktaterfassung gibt es keine allgemeingültige Lösung. Einige Kombinationen aus Hardware, Software und Prozess funktionieren jedoch in bestimmten Arbeitsabläufen besser.
Wir haben zwei unserer zertifizierten Händler gebeten, uns zu erzählen, wie sie ihre Kunden beim Aufbau von Diktiersystemen unterstützen, die für ihr Unternehmen am besten geeignet sind. Sie teilten diese Top-10-Tipps.
1.) Wenn Sie nur Notizen benötigen, kann ein einfacher Arbeitsablauf ausreichen.
„Wenn Sie nur Notizen diktieren müssen, könnten ein hochwertiges Mikrofon und eine Spracherkennungssoftware genau das Richtige für Sie sein“, erklärt Paul Ross, National Sales and Operations Manager, American Dictation Corp. „Das ist sicherlich die typische Konfiguration für medizinische Diktate, manchmal aber auch für Anwaltskanzleien, Versicherungen, Finanzplaner usw. Es hilft ihnen, Gedanken in Echtzeit zu erfassen.“
Michael Adkins, Jr., Servicemanager, TranscriptionGear.com, stimmt zu und fügt hinzu: „Oft entscheidet sich der Autor in kleineren Praxen – sei es ein Arzt, ein Anwalt oder ein anderes Unternehmen – dafür, KEINEN Transkriptionisten zu haben.“ Sie verwenden ein Mikrofon oder ein Aufnahmegerät mit Spracherkennungssoftware und korrigieren dann ihre eigene Arbeit. Aber je mehr Diktate es gibt, desto mehr Diktate pro Tag machen sie, und sie gewöhnen sich immer besser an die Bedienung des Geräts. Dann stellen sie oft einen Transkriptionisten hinzu, entweder als Teil ihres Büropersonals oder über einen Transkriptionsdienst eines Drittanbieters.“
2.) Wenn Sie ein medizinischer Dienstleister mit Meldepflicht sind, gibt es eine Diktierlösung, die hierfür ideal geeignet ist.
„Das medizinische Diktiersystem, das die M*Modal-Software verwendet, heißt Fluency Direct für die Praxis“, bemerkt Ross. „Es dient nur zum Diktieren in eine elektronische Patientenakte, Sie können also keine aufgezeichneten Dateien verwenden und es eignet sich nicht für E-Mails, aber für medizinische Zwecke ist es fantastisch.“ Da es cloudbasiert ist, ist es nicht ressourcenintensiv, was bedeutet, dass es im Gegensatz zu manchen Programmen nicht zu Latenzen kommt, und es fallen keine monatlichen Gebühren an.“
„Flüssigkeit ist für medizinisches Diktat erstaunlich“, führt Adkins aus, „aber ihre nichtmedizinische Nutzung kann im Vergleich zu anderen allgemeinen Spracherkennungslösungen eingeschränkt sein.“
3.) Start-ups oder sehr kleine Unternehmen können einfach anfangen … oder auch nicht.
„Einige Ein-Personen-Start-ups benötigen nicht alle Möglichkeiten, die die Diktiertechnologie auf höchstem Niveau bietet“, sagt Adkins. „Wenn nur eine Person diktiert und diese das Diktat an eine andere Person im selben Büro zum Tippen sendet, kann die Einrichtung recht einfach sein, wie zum Beispiel beim Olympus DS-2600 Rekorder plus ein Olympus-Transkriptionskit. Audiodateien können sogar per E-Mail übertragen werden, wenn nicht zu viele Dateien vorhanden sind und/oder sie nicht sehr groß sind. Dies ist ein einfacher Ansatz, aber in manchen Fällen wird er ausreichen, um ein kleines Unternehmen zu gründen.“
Adkins fügt jedoch hinzu, dass auch kleine Unternehmen von Extras wie Wi-Fi- und FTP-Funktionen profitieren können und dass die Bereitstellung dieser Funktionen eher früher als später Zeit sparen kann.
4.) Bei Transkriptionen können durch den Einsatz einer Spracherkennungssoftware mehr Diktate mit weniger Aufwand verarbeitet werden.
„Wenn Sie Transkripte aus Diktaten erstellen müssen, können Sie 70 Prozent Ihrer Transkriptionskosten einsparen, indem Sie Spracherkennungssoftware in den Prozess integrieren“, sagt Ross. „Das liegt daran, dass die Spracherkennungssoftware das Dokument vortippt und ein externer Transkriptionist es nur bereinigen muss – es formatieren, Dinge an der richtigen Stelle platzieren und manchmal kopieren und in verschiedene Felder einfügen muss.“ Es dauert viel weniger Zeit.“
5.) Nutzen Sie die Diktatverwaltungssoftware.
Das Olympus Dictation Management System (ODMS), das mit dem DS-9000/9500-Recorder funktioniert, umfasst Software, die Dateien innerhalb der Organisation über einen Netzwerkserver, E-Mail oder FTP weiterleitet. Neben der nahtlosen Integration von Arbeitsabläufen ermöglicht es Unternehmen auch die zentrale Verwaltung von Hardware und Software. Dies kann besonders für mittlere bis große Unternehmen mit vielen Autoren hilfreich sein, da sie Dateien schnell und einfach mit Tags versehen können, um sie an mehrere Ziele zu senden, oder eine flexible automatische Weiterleitung mit vordefinierten Zielen einrichten können.
Adkins gibt ein Beispiel: „Im Fall eines Unternehmens mit 20 Autoren wäre professionelle Software sehr praktisch, da Sie mehrere Ordner zum Auslagern erstellen können, sodass Sie beispielsweise fünf Autoren in Ordner A auslagern können.“ Weitere fünf Autoren verlagern den Inhalt in Ordner B usw., wobei die Ordner nach Bedarf erstellt werden. Dann können die Transkriptionisten aus einem Arbeitspool heraus arbeiten. Sie können den Arbeitsaufwand skalieren. Abhängig davon, wie viele Transkriptionisten Sie haben und wie viele Autoren Sie haben, können Sie ein Verhältnis von 5:1, 10:1 usw. festlegen, je nachdem, wie schnell und effizient die Transkriptionisten sind.“
Er weist darauf hin, dass in diesem Szenario die Spracherkennung der Autoren auf ihrer Workstation aktiviert sein wird, so dass, wenn sie ihre Rekorder anschließen, um den Ton auszulagern, dieser durch die Spracherkennung läuft, sodass die Transkriptionisten nur Korrekturen vornehmen müssen. „Während sie sich die Audiodatei anhören, lesen sie das Dokument, das bereits vorhanden ist, und können alles reparieren. Das geht viel schneller, als jede Seite abzutippen.“
Mit Verwaltungssoftware können Sie außerdem Transkriptionen an einen bestimmten Transkriptionisten weiterleiten oder sie mit einem Pool von Transkriptionisten teilen, wenn Ihr bevorzugter Transkriptionist nicht verfügbar ist“, fügt Adkins hinzu.
6.) Überlegen Sie sich sorgfältig Ihre Netzwerkanforderungen.
„Dies kann ein Faktor der Dateigröße sein oder davon, wie die Audiodateien mit Transkriptionisten geteilt werden“, erklärt Adkins. „Diktieren Sie beispielsweise 20 Jobs mit einer Dauer von jeweils 60 Sekunden oder drei Jobs mit einer Dauer von jeweils 45 Minuten? Die Übertragung von 45-Minuten-Audiodateien per E-Mail kommt nicht in Frage. Sie müssten ein Dateiübertragungsprotokoll (FTP) verwenden, das Bedenken hinsichtlich der Dateigröße ausräumt, oder ein virtuelles privates Netzwerk (VPN) einrichten.“
7.) Wenn Sie mehrere Autoren haben, achten Sie auf eine ausreichende Anzahl an Rekordern.
„Idealerweise haben Sie ein Verhältnis von Autoren zu Rekordern von 1:1“, schlägt Adkins vor. „In der Regel lohnt sich die Investition, da jeder Rekorder mit den Initialen eines bestimmten Autors fest codiert werden kann. Jeder Autor trägt seinen eigenen Rekorder mit sich herum, genau wie ein Mobiltelefon. Umgekehrt müssen Autoren, wenn sie Rekorder gemeinsam nutzen, bei jeder Verwendung ihren Namen oder ihre Initialen aus einer Liste auswählen; ihr Diktat machen; entladen; und legen Sie den Rekorder zurück, damit jemand anderes ihn verwenden kann. Dies ist weniger praktisch, und wenn jemand einen Fehler macht und die falsche Autoren-ID eingibt, wird sein Transkript falsch identifiziert, was zu Verwirrung führt.
Adkins weist darauf hin, dass dies ein weiterer Fall ist, in dem sowohl eine Spracherkennungssoftware als auch ein Transkriptionist den Prozess rationalisieren und Verwirrung verhindern können. „Spracherkennungssoftware verwendet jede eingegebene Benutzeridentifikationsnummer. Wenn sie also falsch ist, kann das resultierende Transkript schrecklich sein, weil es für einen anderen Autor trainiert wurde und das falsche Profil verwendet. Ein Transkriptionist hingegen kann die Datei anhören, den Autor erkennen und sicherstellen, dass der Autor korrekt identifiziert wird.“
8.) Geben Sie Spracherkennungssoftware eine Chance zum Lernen.
Durch Fortschritte in der künstlichen Intelligenz ist Spracherkennungssoftware nun in der Lage, den Klang einer bestimmten Stimme zu „lernen“, um die Genauigkeit zu verbessern, mit der sie das Diktat dieser Person transkribiert.
„Zum Beispiel“, sagt Ross, „kann ein Arzt das Wort ‚pulmonal‘ verwenden, aber das Transkript der Spracherkennungssoftware lautet ‚vorläufig‘.“ Ein Transkriptionist kann die Fehlerkennung überschreiben und das Wort korrigieren, und die Software wird später verstehen, wie der Arzt das Wort „pulmonal“ ausspricht. Das steigert die Genauigkeit.
„Der Wortschatz kann schwierig sein“, fährt er fort, „insbesondere Eigennamen, ausländische Namen, Fachbegriffe usw. Aber je mehr Wörter Sie hinzufügen, desto genauer werden Ihre Transkriptionen.“
9.) Spracherkennung allein reicht nicht aus, um eine Konferenz zu erfassen.
„Während die neuesten Versionen der Spracherkennungssoftware beim Diktat mit einer Stimme eine Genauigkeit von bis zu 99 Prozent erreichen, können sie aufgezeichnete Besprechungen immer noch nicht automatisch in Text umwandeln“, erklärt Ross. „Sie haben Schwierigkeiten, einzelne Sprecher zu identifizieren, und sind nicht darin geschult, die spezifischen Dialekte, Akzente und Aussprachen der verschiedenen Personen zu verstehen, die möglicherweise sprechen. Wenn zu viel gesprochen wird (mehr als eine Person gleichzeitig spricht), zeigt das Transkript möglicherweise nur einen großen, verstümmelten Textblock.“
Für die Aufzeichnung in einem Konferenzraum, einem Interview oder einem Gerichtssaal mit mehreren Rednern empfehlen Experten die Verwendung eines professionellen Rekorders und Zubehörs sowie einer Diktatverwaltungssoftware (z. B. ODMS) gepaart mit einem hochwertigen Transkriptionsset.
„Ein Mensch kann verschiedene Sprecher viel genauer erfassen, entschlüsseln und transkribieren als Software, selbst mit den KI-Updates, die in den letzten Software-Editionen vorgenommen wurden“, sagt Adkins.
10.) Lassen Sie sich von der Technologie nicht einschüchtern.
Während sich die Technologie ständig weiterentwickelt, entwickeln sich auch die bereitgestellten Lernwerkzeuge ständig weiter. Heutige professionelle Diktiergeräte und -software verfügen über integrierte Schulungen, Online-Tutorials und Händlerunterstützung, wenn Sie nicht weiterkommen oder Fragen haben.
„Jedes Mal, wenn man etwas ändert, gibt es eine Lernkurve“, sagt Ross. „Wir empfehlen Kunden, die mit der Technologie noch nicht vertraut sind, erst zu Fuß zu gehen, bevor sie laufen. Lernen Sie ein oder zwei Dinge, die entscheidenden Funktionen, wie das Diktieren von Notizen. Sobald Sie darin ein Experte sind und feststellen, dass es funktioniert, können Sie mit der Erkundung der anderen Funktionen beginnen, z. B. dem Durchsuchen des Internets oder dem Versenden einer E-Mail. Wenn man an diesem Punkt angelangt ist, sind die Hilfemenüs in der Software viel besser als früher, wo es tatsächliche Bilder des Programms und der Funktionen gibt, aber vieles davon dient nur zum Ausprobieren.“